Mag een werkgever me verplichten toestemming te geven voor stem- en gezichtsherkenning tijdens vergaderingen?

In dit artikel:

Een werknemer vroeg of de werkgever kan verplichten Copilot in Teams te gebruiken om vergaderingen op te nemen en te transcriberen, inclusief stem- en gezichtsherkenning. Ict-jurist Arnoud Engelfriet antwoordt dat de werkgever in principe de ICT-middelen bepaalt, maar dat bij verwerking van persoonsgegevens de AVG maatgevend is.

Toestemming door werknemers is in de praktijk geen geldig grondslag vanwege de afhankelijkheidsrelatie; de werkgever moet aantonen dat de verwerking noodzakelijk is voor het werk of dat zijn gerechtvaardigd belang zwaarder weegt dan de privacybelangen van werknemers. De drempel voor “noodzakelijkheid” ligt hoog, en enkel argumenten als “betere vergaderverslagen” zijn waarschijnlijk onvoldoende. Een gewone transcriptie van een werkoverleg kan wél redelijk en minder privacygevoelig zijn, en dus gemakkelijker te rechtvaardigen.

De extra functie van voice- en face-enrollment in Microsoft Teams creëert spraak- en gezichtprofielen om audio te verbeteren, achtergrondgeluid te verminderen en sprekerstoewijzing en Copilot-nauwkeurigheid te verhogen; admins kunnen deze functie centraal inschakelen. Engelfriet wijst erop dat dit technisch mogelijk is zonder individuele toestemming, maar dat vertrouwen op leveranciersbeloftes over beperkt gebruik problematisch is.

Praktische consequenties: werkgevers moeten een zorgvuldige belangenafweging (Legitimate Interest Assessment), mogelijk een DPIA uitvoeren, gegevensminimalisatie en heldere administratie- en bewaarbeleid toepassen. Voor biometrische herkenning geldt extra voorzichtigheid vanwege de gevoeligheid ervan; transparantie en waar mogelijk minder ingrijpende alternatieven (bijv. alleen transcriptie, beperkte opslag) zijn aan te raden.